Datenschutzerklärung Verein
Diese Website wird gemeinsam von Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein und von Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung betrieben. Die Datenschutzerklärung der Privatstiftung finden Sie hier.
DATENSCHUTZERKLÄRUNG – EUROPÄISCHES FORUM ALPBACH GEMEINNÜTZIGER VEREIN
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO und DSG).
Betroffene und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Als reguläreR BesucherIn unserer Website werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet. Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Betroffenen wie TeilnehmerInnen, Mitwirkenden bzw. AkteurInnen, Interessenten der Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins, Interessenten und Mitwirkende der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung, sofern eine Einwilligung gegeben ist (Rechtsgrundlage Art 6 Para 1 lit a DSGVO), bzw. die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist (Rechtsgrundlage Art 6 Para 1 lit f DSGVO). In seltenen Fällen unterliegen wir rechtlichen Verpflichtungen, durch die eine Verarbeitung erforderlich wird, beispielsweise um lebenswichtige Interessen zu schützen (Art 6 Para 1 lit d DSGVO), um einen Vertrag zu erfüllen (Art 6 Para 1 lit b DSGVO), oder zur Erfüllung steuerlicher Pflichten (Art 6 Para 1 lit c DSGVO).
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Verantwortliche Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein:
Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein
Franz-Josefs-Kai 13/10
1010 Wien, Österreich
T: +43 (1) 718 17 11
F: +43 (1) 718 17 01
E: forum@alpbach.org bzw. datenschutz@alpbach.org
W: www.alpbach.org
Unter den vorgenannten Kontaktdaten können Sie uns erreichen – wir beantworten gerne Ihre Fragen zum Thema Datenschutz.
Einwilligung
Eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Zuge der Anmeldung zum Event Europäisches Forum Alpbach über ein Online Ticketing System. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu unten genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an datenschutz@alpbach.org.
Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung
Unter mögliche Datenkategorien der Betroffenen, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden, fallen: aktive Funktionen/Aktivitäten als FunktionärIn des Vereins; Alter (indirekt durch Geburtsdatum); Begleitpersonen; Daten zum Zahlungsverhalten; Firmenzugehörigkeit; Geburtsdatum; Geschlecht; gesetzliche VertreterInnen (Kinder als Begleitpersonen); Kommunikationsdaten; Korrespondenzsprachen; Lebensläufe; Nationalität; Name und Namensbestandteile; Notfallkontakt; organisatorische Zugehörigkeit (Position); Reisedaten; Teilnahme an vergangenen Veranstaltungen; Unterkunfts- und Ernährungspräferenzen; Wohnsitz.
Wir verarbeiten Daten (auf Grundlage Art 6 Para 1 lit a DSGVO zur Veranstaltungs-Vertragserfüllung, bzw. Art 6 Para 1 lit b DSGVO bei Einwilligung) zu folgenden Zwecken: Betreuung von TeilnehmerInnen und Mitwirkenden bzw. AkteurInnen; Reise- und Zimmerorganisation; Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen; Rechnungslegung; Einlasskontrolle; Zusendungen, um über künftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu informieren; historisches Interesse.
Video- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen
Der Verantwortliche kann im Rahmen von Veranstaltungen des Verantwortlichen Fotos und Videos aufnehmen, auf denen Personen abgebildet sind. Der Verantwortliche und seine offiziellen Veranstaltungspartner können diese Fotos und Videos aufgrund berechtigter Interessen zur Information über die Veranstaltung verwenden und in sozialen Medien, sowie auf Websites und in Aussendungen (international abrufbar) sowie in Printmedien veröffentlichen. Die Aufnahmen umfassen Aufzeichnungen von Online-Inhalten (z.B. Live-Streams), die während Online-Veranstaltungen produziert werden. Die berechtigten Interessen des Verantwortlichen und seiner offiziellen Veranstaltungspartner bestehen in der Information eines breiten Publikums über die stattgefundene Veranstaltung.
Aussendungen
Um über künftige Aktivitäten und Veranstaltungen des Vereins sowie der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung zu informieren, erhalten Betroffene Aussendungen (E-Mail, postalisch). Betroffene erklären sich damit einverstanden, das ganze Jahr über Aussendungen über die Veranstaltung Europäisches Forum Alpbach und andere Veranstaltungen, die direkt vom Europäischen Forum Alpbach organisiert werden, zu erhalten, indem sie sich über die Website 2021.alpbach.org zum Versand von Aussendungen anmelden. Betroffene können jederzeit die Einwilligung zu Zusendungen (per Post oder per E-Mail an datenschutz@alpbach.org) widerrufen.
Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sofern diese nicht länger begründet für die zulässigen Zwecke benötigt werden oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen und wir nicht gesetzlich verpflichtet oder anderweitig berechtigt sind, solche Daten weiterhin zu speichern. Ihre Daten werden insbesondere im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten solange gespeichert, als diese zur Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen oder zur Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, der Vertretung von Interessen und der Abwehr von Vorwürfen in behördlichen oder gerichtlichen oder sonstigen hierfür vorgesehenen institutionellen Verfahren notwendig sein können.
Empfänger und Empfängerkategorien
Ausgewählte Kategorien personenbezogener Daten Betroffener, können an folgende Empfänger bzw. Empfängerkategorien offengelegt werden: Auftragsverarbeiter; Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung (bei Fällen gemeinsamer Verarbeitung, Rechtsgrundlage beruht auf Art 6 Para 1 lit f DSGVO); IT-Dienstleister; Mitveranstalter; öffentliche Behörden; Partnerorganisationen (Partner, welche Partnerevents im Zuge des Europäischen Forums Alpbach abhalten, erhalten Einblick in TeilnehmerInnenlisten); Steuerberatung extern; Transportunternehmen (vor Ort).
Hopin ist ein Auftragsverarbeiter des Europäischen Forums Alpbach für die Durchführung von Online-Veranstaltungen. Die Kontaktinformationen der TeilnehmerInnen von Online-Veranstaltungen des Europäischen Forums Alpbach werden an Hopin weitergeleitet, um die Online-Anmeldung zur Online-Veranstaltung zu ermöglichen. TeilnehmerInnen, die an Online-Veranstaltungen des Europäischen Forums Alpbach – mit Hopin als Dienstleistungsanbieter – teilnehmen, erklären sich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung von Hopin als Datenverarbeiter einverstanden (siehe https://hopin.to/privacy und https://hopin.to/terms).
Open Social ist ein Auftragsverarbeiter des Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Vereins und der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung, um das Projekt Alpbach Challenges durchzuführen. Die Kontaktinformationen der TeilnehmerInnen der Alpbach Challenges werden an Open Social weitergeleitet, um die Online-Anmeldung auf der Online-Kollaborations- und Community-Plattform zu ermöglichen. TeilnehmerInnen, die sich für die Alpbach Challenges – ermöglicht durch Open Social als Dienstleister – anmelden, stimmen den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung von Open Social als Datenverantwortlichem zu (siehe Datenschutzerklärung, Sicherheitsrichtlinie, GDPR-Dokumentation und Unternehmensübersicht hier: https://www.getopensocial.com/legal-and-security/)
Rechtsbehelfsbelehrung
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an uns (datenschutz@alpbach.org). Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at) zuständig.
Datenübermittlung in Drittländer
Sofern wir personenbezogene Daten in einem Drittland (außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder der Offenlegung, bzw. Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte geschieht, werden wir personenbezogene Daten nur übermitteln, wenn dies zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, basierend auf einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen erfolgt.
Joint Controllership
In einigen Fällen der Verarbeitung arbeitet der Europäisches Forum Alpbach gemeinnütze Verein eng zusammen mit der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung. Für bestimmte Bereiche sind Verein und Privatstiftung daher gemeinsam für die Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig – es besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit („Joint Controllership“). Folgendes schildert Wesentliches aus der Vereinbarung zwischen den beiden Verantwortlichen:
Diese Datenverarbeitungen unterliegen gemeinsamer Verantwortlichkeit zwischen Verantwortlicher (A) Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein (bezeichnet als „(A)“) und Verantwortlicher (B) Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung (bezeichnet als „(B)“):
| Art der Verarbeitung | Beschreibung, Zwecke und Mittel der Verarbeitung | Art der Betroffenen | Art und Weise des Zusammenwirkens beider Verantwortlicher |
| Verarbeitung der Betroffenendaten | Erfassung, Speicherung und Verwaltung Datenkategorien Betroffener in Systemen (bspw. Datenbanken, Website) | AkteurInnen, Arts Scholars, SeminarassistentInnen, Aktive Funktionäre, TeilnehmerInnen, InteressentInnen
| Verwendung derselben Datenbank für die Verarbeitung bestimmter Betroffenendaten |
| AkteurInnenverwaltung | Verwaltung AkteurInnen (= Mitwirkende, ExpertInnen, KünstlerInnen) der Veranstaltung Europäisches Forum Alpbach beinhaltet Akquise, organisatorische Abwicklung (z.B. Zimmerverwaltung) | AkteurInnen, aktive Funktionäre, StipendiatInnen, Arts Scholars | Verarbeitung der Daten in gemeinsamer Datenbank beider Verantwortlicher; Akquise und organisatorische Abwicklungen (bspw. Zimmerverwaltung) können von beiden Verantwortlichen vorgenommen werden |
| Verwaltung aktiver Funktionäre | Beinhaltet Verwaltung Aktiver Funktionäre (bspw. Beiratsmitglieder) (z.B. Veröffentlichung der Informationen auf der Website, Einladung zu Veranstaltungen) | Aktive Funktionäre | Die Verwaltung der Daten in gemeinsamer Datenbank. |
| Verwaltung Arts Scholars | Arts Scholars sind StipendiatInnen, die eine Rolle als AkteurInnen (bzw. ExpertInnen) im Zuge der Veranstaltung übernehmen. | Arts Scholars
| (A) trifft Auswahl der KandidatInnen; Verwaltung in der gemeinsamen Datenbank. (B) erhält Zugriff auf Daten, um die Betroffenen als StipendiatInnen der Stiftung zu verwalten (z.B. Zusendungen von Infos). |
| Verwaltung SeminarassistentInnen | SeminarassistentInnen sind wiederkehrende StipendiatInnen, die eine Rolle als AkteurInnen (bzw. Mitwirkende) im Zuge der Veranstaltung übernehmen. | Seminarassistenzen | Seminarassistenzen-Bewerber werden von (B) in eigener Datenbank verwaltet. (A) erhält später Zugriff auf Daten, um weitere Organisation (betreffend inhaltliche Gestaltung von Seminarassistenzen bei Veranstaltung) abzuwickeln. |
Festlegung der Verantwortlichkeiten für die Erfüllung der Informationspflichten und Betroffenenrechte:
| Art der Betroffenen | Einhaltung der Informationspflichten | Einhaltung der Betroffenenrechte (Anfragen auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Auskunft, Datenübertragbarkeit und Widerspruch) |
| AkteurInnen | (A) und (B) | (A) und (B) |
| StipendienbewerberInnen | (B) | (B) |
| StipendiatInnen | (B) | (B) |
| Arts Scholars | (A) und (B) | (A) und (B) |
| SeminarassistentInnen | (A) und (B) | (A) und (B) |
| Aktive Funktionäre | (A) und (B) | (A) und (B) |
| TeilnehmerInnen | (A) | (A) |
| Interessenten der Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins bzw. der Privatstiftung
| (A) und (B) | (A) und (B) |
Der Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein (Verantwortlicher A) fungiert als zentrale Anlaufstelle für Anliegen aller Betroffener in Bezug auf Datenschutz (datenschutz@alpbach.org).
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