Stellenausschreibung: Head of Operations

The European Forum Alpbach is an inspirational place that opens minds and souls for Europe’s future. A forum that generates ideas and sparks action.

Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir ab Mai eine:n engagierte:n:

Head of Operations (m/w/d)

(38,5 Stunden/Woche, Vollzeit)

Das Europäische Forum Alpbach (EFA) ist ein Forum, das Ideen für ein starkes und demokratisches Europa vorantreibt. Seit mehr als 75 Jahren bringt es junge Menschen, Wissenschaftler:innen, Politiker:innen, Unternehmer:innen und Akteur:innen der Zivilgesellschaft aus Europa und der ganzen Welt zusammen, um sich zu engagieren und zu seiner Mission beizutragen, Europa zu stärken.

Ihre Aufgaben…

Als Head der Unit Operations sind Sie als Teil des Führungsteams dafür verantwortlich, die internen Abläufe und Prozesse für das Team sicherzustellen und ständig zu verbessern. Sie führen ein Team von rund zehn Personen, die HR Management, Office Management, Finanzmanagement, Controlling, Buchhaltung, IT Support und Inhouse Expertise des CRM MS Dynamics, Datenqualitätssicherung, Projektmanagement sowie Administration des (gemeinnützigen) Vereins als auch der Privatstiftung des Europäischen Forums Alpbach (EFA) betreuen.

In Ihrem Verantwortungsbereich berichten Sie direkt an die Geschäftsführung und die Vorstände von Verein und Stiftung. Gemeinsam mit den Heads der anderen vier Units und dem Generalsekretär & Geschäftsführer bilden Sie das Führungsteam des Europäischen Forums Alpbach.

Das beinhaltet…

• Periodisches Reporting und Controlling gegenüber Generalsekretär & Vorstand
• Laufende Analyse und Optimierung der internen Prozesse hinsichtlich Qualität, Kosten, Output, Produktivität
• Gesamtüberblick über die Finanzen von Verein und Stiftung
• Entwicklung von Services der Unit Operations für das Gesamtteam inkl. Weiterentwicklung des Intranets
• Umsetzungsverantwortung kleinerer Upgrade- und Integrations-Projekte im Rahmen des operativen Betriebs
• Organisations- und Teamentwicklung
• Personalentwicklung, Mitarbeiter:innenfeedbacks; Ausarbeiten von Möglichkeiten zur Mitarbeiter:innenfortbildung
• Vereinsmanagement (inkl. Vorstand, Generalversammlung und andere Gremien)
• Gewährleisten der Einhaltung gesetzlicher (inkl. steuerrechtlicher) Vorschriften Verein & Stiftung inkl. Abwicklung des Jahresabschlusses beider gemeinnütziger Organisationen, Einhalten der DSGVO, Adaptierung der AGBs
• Implementieren von IT-Systemen & Richtlinien
• Gesamtübersicht über den Einsatz von Systemen und deren technischer Anbindung

Sie bringen mit…

• Abgeschlossenes Studium an einer Uni/FH/o.Ä. (abgeschlossenes Masterstudium bevorzugt, aber nicht zwingend)
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in ähnlichem Bereich
• Erfahrung mit gemeinnützigen Organisationen wie Verein oder Stiftung von Vorteil
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
• Hervorragende PC-Kenntnisse (MS Office 365 inkl. Teams, MS Dynamics CRM)
• Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz sowie Organisationstalent
• „Hands-on“-Mentalität
• Genauigkeit, Verlässlichkeit sowie eigenständige Arbeitsweise

Wir bieten…

• Eine herausfordernde, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem ausgezeichneten Betriebsklima
• Klare Organisationsstrukturen und ein engagiertes Team
• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten im internationalen, hochkarätigen Umfeld
• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage
• Bruttojahresentgelt EUR 60.000 mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation
• Im August ist der Arbeitsort für ca. 2-3 Wochen Alpbach, Tirol

Bewerbungsmodalitäten

Bitte senden Sie ein kurzes Motivationsschreiben (max. 1 Seite), in dem Sie erklären, warum Sie beim Europäischen Forum Alpbach arbeiten möchten und was Sie für die Stelle qualifiziert sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) an Caroline Gossler (jobs@alpbach.org). Im Betreff der E-Mail bitte „Bewerbung Head of Operations“ anführen.

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